Vorsicht Auftrag!
Gleich zu Beginn des Projektes lauert schon eines der größten Risiken – der Projektauftrag. Entscheidend für den Projekterfolg ist eine klare und unmissver ständliche Definition der Ziele und – ganz besonders wichtig - transparente Kriterien, anhand derer der Projekterfolg festgestellt wird. Ein eindeutiger Projektauftrag hilft, spätere Zusatzanforderungen an das Projekt oder Zielveränderungen klar zu erkennen, als Change-Request an das Projekt zu behandeln und somit später den verdienten Projekterfolg nachweisen zu können.

Fallstrick Kommunikation
Jedes Projekt benötigt eine individuelle Projektorganisation und –kommunikation. Es lohnt sich, zu Projektanfang gut zu überlegen, wo das Projekt in der Unternehmenshierarchie eingeordnet sein muss, um es erfolgreich durchführen zu können.

Wenn das Projekt keinen „Unterstützer“ in entsprechender Hierarchie hat, wird der Projektmanager mit großer Wahrscheinlichkeit schwierigen Zeiten entgegen gehen. Denn Projekte bringen Veränderungen. Veränderungen wiederum erzeugen Widerstand und dieser kann das Projekt zum Scheitern bringen. Wenn sich innerhalb von Projekten die Konflikte zuspitzen, dann kann ein solcher Unterstützer qua Autorität für die einheitliche Marschrichtung aller Beteiligten sorgen. Ein gut durchgeführtes Change Management und Projektmarketing gibt dem Projekt Stabilität auch in angespannten Situationen.

Von alleine geht nichts
In den Ressourcen liegen die meisten Detailrisiken. Da Projekte die Zukunft der Menschen im Unternehmen verändern, sollten dafür die besten Mitarbeiter in ausreichender Kapazität und zur richtigen Zeit zur Verfügung gestellt werden. Viele Projektmanager wissen leider aus Erfahrung, dass es andersherum läuft: Es werden gerade die Mitarbeiter eingesetzt, die leicht zu entbehren sind, oder gemeldete Mitarbeiter werden für die Projektarbeit doch nicht oder nur ungenügend freigestellt.

Der Projektmanager tut deshalb gut daran, gleich zu Projektbeginn auf ge eig nete Mitarbeiter zu bestehen. Ein gutes Projektmarketing seitens des Projektmanagers und die Unterstützung eines Fürsprechers aus der Führungsetage oder des Lenkungsausschusses helfen hier. Auch wenn eine mündliche Zusage für die Freistellung eines Projektmitarbeiters viel wert ist, sollte auf eine schriftliche Vereinbarung, die den Namen des Mitarbeiters, die benötigte Kapazität, die eventuell schon bestehenden Termine und die Aufgaben des Mitarbeiters enthält, nicht verzichtet werden.

Das vernachlässigte Umfeld
Wenn wir weiter den „Faktor Mensch“ fokussieren, lohnt es sich, zufragen, wer die „Stakeholder“ des Projektes sind, die ein Projekt zum Erfolg verhelfen oder seinen Misserfolg verursachen können. Das sind der Auftraggeber, der Sponsor aus der Führungsetage, die Mitglieder des Lenkungsausschusses, das Projektteam und natürlich der Projektmanager. Eine Stakeholder-Analyse gibt Aufschluss über weitere für das Projekt wichtige Menschen im Unternehmen und deren Einstellung zum Projekt. Das können der Betriebsrat, betroffene Manager und Anwender, externe Dienstleister, Schnittstellen-Projektleiter oder Kunden und Lieferanten des Unternehmens sein. Das angemessene Berücksichtigen und Einbeziehen der Stakeholder während des Projektverlaufs senkt das Risikopotenzial enorm! Entsprechend der Einschätzung der Stakeholder sollte die Kommunikation und das Changemanagement konzipiert werden, damit die Haltung gegenüber dem Projekt bei allen Beteiligten und Involvierten positiv ist und diese schon zu Beginn des Projekts ein großes Interesse an seinem Erfolg aufbauen.

Was lernen wir daraus?
Der Mensch ist die wichtigste Erfolgs- oder auch Risiko-Komponente. Klare Vereinbarungen, die richtigen Ressourcen, eine passende Projekt organisation und Projektkommunikation, gutes Projektmarketing und Change Management helfen, Risiken zu vermeiden oder zumindest abzuschwächen. Erfolgreiche Projektmanager wissen um die Gefährdungen, die die beschriebenen Risiko bereiche ent halten und handeln dementsprechend.