Mit SAP Business One hat die SAP ihr Portfolio abgerundet und nicht nur ein ERP-System (SAP ERP) für Global Player, sprich: Konzerne, im Angebot, sondern bietet seit 2002 auch für kleine und mittelständische Unternehmen ein leistungsfähiges ERP-System, das in 40 Länderversionen zur Verfügung steht.

Im Gepäck bringt SAP Business One die erforderliche Integrationsplattform B1i mit, die neben anderen Add-ons kostenlos mitgeliefert wird. Diese Integrationsplattform dient jedoch nicht nur der Integration in SAP ERP, sondern stellt auch die Anbindung an Drittanwendungen her, die nicht abgelöst werden sollen oder können.

Im Konzernumfeld ist der Einsatz von SAP Business One in Tochtergesellschaften und Niederlassungen bei mehr als 27.000 Installationen weltweit nun längst kein Novum mehr. Trotzdem stellen Integrations- und Rollout-Projekte die IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen. Besonders im Hinblick auf Kosten- und Zeitrahmen ist das Ermitteln, Prüfen, Beantworten und - nicht zuletzt - Dokumentieren von komplexen Fragestellungen und Lösungen die Grundvoraussetzung für das Gelingen solcher Projekte. Das solide Vertrauensverhältnis zwischen dem Kunden und dem Be ratungshaus ist für den Projekterfolg fundamental wichtig.

Was ist also grundsätzlich zu bedenken, um für die Durchführung von ERP-Projekten gut vorbereitet zu sein?

Am Anfang steht die Zielfrage
Zu Beginn müssen sinnvolle Nutzungsprinzipien des neuen ERP-Systems entdeckt und formuliert werden. Es gilt, Klarheit über das Projektziel zu schaffen. Fragen wie die folgenden dienen dazu, das Handlungsfeld zu umzäunen: Welches ERP-System hat die Muttergesellschaft im Einsatz? Soll ein anderes Alt-System abgelöst werden? Welche Töchter sollen mit einem ERP-System versorgt werden?
Zugleich ist erst damit die Entscheidungsgrundlage geschaffen, ob in der Tochtergesellschaft z. B. SAP ERP oder SAP Business One eingeführt werden soll. Sind die Tochtergesellschaften vielschichtig, so empfiehlt sich ein Kategorisierungsworkshop. Während seines Verlaufs wird der Zustand der Stammdaten ermittelt und festgelegt, wie und in welchem Maß diese zu harmonisieren sind. Falls erforderlich wird auf jeden Fall vor Projektbeginn ein detailliertes Stammdatenkonzept erstellt.

Jetzt und später: Analyse und Konzept
Ist die Ausgangssituation erarbeitet, gilt es im nächsten Schritt, den erforderlichen Gesamtlizenzbedarf je Lizenztyp zu errechnen. Abhängig vom Standort des Servers ist zu klären, ob Lizenzen global oder lokal erworben werden müssen oder können. Dies gilt nicht nur hinsichtlich der einzuführenden Software, sondern auch für benötigte Betriebssysteme der Server und der anzubindenden Workstations. Für die Beantwortung technischer Fragen sind also Ist-Analyse und Soll-Konzept unabdingbar! Um spätere Kostenexplosionen zu vermeiden, wer den Stammdatenharmonisierung und abzubildende Prozesse ebenfalls in die Analyse und Konzeption einbezogen.

Zudem ist u. a. zu klären, welche Programme und Systeme an die zukünftige Integrationsplattform angebunden, welche Intercompany-Prozesse abgebildet, welche Stammdaten den einzelnen Töchtern zur Verfügung gestellt und welche Auswertungswerkzeuge genutzt werden sollen.

Jetzt geht’s los!
Nun gilt es, die gewonnenen Erkenntnisse vor dem Start des Projektes zusammenzufügen und in einem Pflichtenheft zu dokumentieren, das auch schon die gesetzlichen Bestimmungen der Finanzbuchhaltung im jeweiligen Land berücksichtigt. Das Pflichtenheft ist die Basis für den zeitlichen, fachlichen und ressourcen technischen Projektplan samt GoLive-Terminen. Es liegt der Projektarbeit bereits von Beginn an zugrunde. Angefangen beim Evaluierungsprozess und der Entwicklung eines Prototyps, des sog. Templates, welches alle identischen Prozesse und Funktionalitäten abdeckt, begleitet es die Projektarbeit bis hin zum Rollout in die weltweiten Büros des Unternehmens, in denen dann die länderspezifischen Anpassungen am System vorgenommen werden.

Diese Vorgehensweise zeigt Einsparpotenziale sehr schnell und garantiert den sicheren Erfolg auch größerer internationaler Projekte.